先看结论：挑工具先看三个答案——门口要不要认人、名单最后交给谁、有没有公司以外的人来；预算排在这三个之后。
规模差一档，做法要整套换：三十人群里加一张表就够，一百人需要一张报名页，五百人要分批、多通道并提前排班。
五百人最容易算漏的两笔：没报名、现场直接加进来的人也计费；人数到上限会被拒绝，前一天就要确认。
公司办一场活动，最容易犯的错是先挑工具，再想门口怎么核对人；预算也不是第一位的，真正决定用什么的是三个答案：门口要不要认人、名单最后交给谁、有没有公司以外的人来。
这三个答案一定，工具的范围就很窄了，剩下要算的只是人力——三十人靠组织者一个人的记性，一百人要两个人守着门口，五百人得提前排班、分通道、另留一个人专门处理意外。
同样一场公司活动，规模差一档，做法就要整套换掉，硬套一套流程是最常见的返工原因。
一、先回答三个问题，工具就定了一半
行政和 HR 来问「用什么工具」，通常期待一个产品名字。但同一家公司，三十人的部门聚餐和五百人的家庭日，答案完全不同。先把这三件事想清楚，比试用五个工具都快。
门口要不要认人
不认人，只要知道大概来多少人，工具的门槛可以低到微信群接龙。认人，也就是门口要确认「你是名单上哪个」，那就必须有一份能逐个核对的名单，接龙做不到。
公司活动里这条线的位置很微妙。内部培训、部门聚餐通常不认人；年度会议、家庭日、有外部嘉宾的场合基本都要认人，因为要发胸卡、要发餐券、要对部门人数。
名单最后交给谁
只自己看，随手记一份就行。要交给老板、交给财务、交给集团做汇总，就必须能导出一份规整的表，而且这份表要经得起追问：谁报了没来、哪个部门到场率低。
这一条经常被忽略。很多人报名阶段用得很顺，散场那天才发现交不出东西，只能连夜把聊天记录里的名字抄进表格。
有没有公司以外的人
全是内部员工，名单是封闭的，用什么都行。有家属、有客户、有供应商、有面试候选人，名单就是开放的，这时候要考虑的不只是报名，还有信息能不能公开。
一条硬线：手机号、身份证号这类内容不能出现在群里。一旦报名靠群接龙，这些信息就是群成员人人可见。
把三个答案合起来，工具的范围其实已经很窄了：
| 门口认人 | 名单要交出去 | 有外部人员 | 适合的做法 |
|---|---|---|---|
| 不认 | 不用交 | 没有 | 微信群加一张表，够用 |
| 不认 | 要交 | 没有 | 报名页收名单，导出交差 |
| 认 | 要交 | 没有 | 报名页加签到，门口扫一下 |
| 认 | 要交 | 有 | 报名页加签到，另配审核和通知 |
二、三十人档：微信群加表格就够，别上系统
三十人这个规模，工具的作用远小于组织者的记性。
这个规模真实的样子
三十二人的部门团建，通知发在部门群，报名就是群里回一句「我去」。你要的信息只有两样：谁来、要不要带你家属。
这种活动上系统是负担：员工要注册账号、要填表、要找链接，而组织者本来一句话就能收齐。中间多出来的每一步，都会有人掉队。
哪些情况不值得上工具
人数在四十以内、名单封闭、门口不核对、事后不需要交报表——四条都满足，就别折腾工具。
真正要做的动作只有两个。一是把报名信息固定成一条格式：姓名加是否带家属，在群里发一次让大家照抄。二是活动前一天把接龙结果抄进表格，打印一份带到现场。
最容易出的事：谁来了没人说得清
三十人也会出问题，出的不是报名，是到场。散场后老板问「今天到了多少人」，你只能说「差不多都来了」。
如果这个数字以后要被引用，比如部门活动经费要按人头报销，那从这场开始就该留一份能核对的记录，哪怕只是现场在打印的表格上打勾。
提前一天要做什么
把群里的报名信息抄进表格，对着名单数一遍人数，把带家属的单独标出来。十分钟的事，能省掉现场反复问「你叫什么」。
三、一百人档：从这里开始需要一张报名页
一百人是一条真实的分界线，不是拍出来的。
一百人这条线分在哪
过了八十人，组织者就没法在脑子里把到场的人过一遍了。你记不住谁报了名、谁没来，也记不住哪个部门报了几个人。
同时，一百人意味着至少要两个人负责现场，一个人扫码一个人处理问题。两个人以上协作，就必须有一份共同认可的名单，否则一个人说「他报了」，另一个人查不到。
该配的六样东西
- 建活动，填名称、时间、地点，报名起止时间设成开场前两小时截止。
- 报名表只留三到四项：姓名、手机号、部门、是否用餐。手机号是自带的项，留着不要隐藏。
- 打开报名审核。一百人以上的公司活动，尤其是有外部人员的，先审一遍能挡掉不少无效报名。
- 建一个签到点，添加两名核销员，把激活链接分别发给对方，让他们自己设密码。
- 开场前把所有核销员拉进一个小群，明确谁扫码、谁处理异常。
- 活动前一天导出一份名单，打印两份带到现场当备份。
第 3 步容易被跳过。报名审核默认是关的，开了之后每条报名要人工确认才算通过，多花十分钟，但能提前发现报错部门、重复报名、明显不参加的人。
报名表怎么按用途做减法，活动报名表怎么设计里给过一份对照清单；审核开不开、什么活动必须开，报名审核那篇讲得更细。
最容易出的事：报名表和签到表是两份文件
一百人上下最常见的翻车方式，是报名用一套工具、签到用另一套。报名在表单里，签到在纸上或者另一个小程序里，两份数据对不上，散场要手工比对一百行。
只要报名和签到落在同一份名单上，这个问题就不存在：谁报的、谁来了、谁没来，都在一行里。
提前一天要做什么
把名单导出来，对着部门数一遍人数，把明显不对劲的挑出来（一个人报了三次、部门名写成简称、手机号少一位）。再把签到点的名字改成现场人看得懂的名字，别留在「签到点1」。
四、五百人档：报名只是第一关
五百人和一百人不是一个放大版，它是另一种活动。
五百人的真实工作量
| 环节 | 大致工作量 | 谁来做 | 最容易漏的 |
|---|---|---|---|
| 报名收集 | 持续一到两周，最后两天报一半 | 一个人盯后台 | 部门催报没有截止点 |
| 名单核对 | 半天，要按部门拆开 | 各部门联络人 | 部门名写法不统一 |
| 物料 | 胸卡、餐券按人准备 | 一个人加打印 | 现场变更没同步到物料 |
| 现场签到 | 开场前一小时集中到场 | 三到四人 | 少开一个口就排队 |
| 数据汇总 | 散场后半天 | 后台操作员 | 现场登记的人没算进去 |
这张表里最容易被低估的是第二行。五百人的名单按部门拆开核对，是半天的活，而且必须在活动前一天做完，不能留到当天早上。
分批与多通道
五百人不可能在同一分钟进场。真实情况是开场前一小时来六成，也就是三百人。按一个人每小时处理四百人算，一个口不够，至少要两个口，最好三个：一个主扫码通道、一个处理异常和现场登记的口、一个给嘉宾和外部人员的口。
分批入场比多开口子更省力。把入场时间按部门错开十五分钟，写进通知里，门口的压力会小一半。通知什么时间发、写哪几段，活动通知怎么发里有一个可以直接照抄的结构。
通道怎么摆、人手怎么排，百人活动现场执行清单里有按小时排人的算例，五百人也照这个算，只是把人数换掉。
最容易出的事：现场才发现名额不够
这条要单独讲。报名人数本身不设上限，报多少都收得下；但每个套餐有它允许的最大签到人数，到了这个数，签到会被拒绝，必须先升套餐才继续。
也就是说，五百人的活动如果报名了五百八十人、实际来了五百二十人，前面的人签到都很顺，到第五百零几个人的时候会突然签不上。这时候门口正在排队，处理起来最难看。
提前一天要做什么
打开活动里的套餐设置页，看一眼当前套餐允许的最大人数，和你的预计到场人数对一遍。预留的余量按报名的八成到场估，宁可多留。
同时把「现场登记」这个入口在每个签到点都打开。它是所有意外到场的人唯一的出路，关掉它等于对所有没在名单上的人关门。
五、钱怎么算：先看哪些动作根本不收钱
这是公司活动最该提前说清楚的一件事，因为报销流程要提前走。
注册账号、创建活动、生成报名链接、发二维码、看名单、审核报名、导出表格、活动结束后看数据——这些动作全都不收钱，一场活动办下来一次都不收。
只有一件事收费：现场签到，按实际到场签到的人数算。同一个人来几次只算一次，中途取消签到也不会把名额退回来。
而且免费额度是按场算的，不是按年共用。这句话的意思是，你一年办一场和一年办十场，每一场各自有一份额度，不会因为上一场用完了这一场就没有。
不代收报名费，也不从报名费里抽成。公司活动收不收费、怎么收，跟这个工具没有关系。
边界在哪
前面说的是机制，边界同样要说清楚，不然到了现场会措手不及。
免费额度有上限，超出这个上限才会产生补差款，按实际超出的人数结算。这是事后结算，不影响现场。
另一条边界不一样，必须分开记：签到的计费人数如果达到套餐允许的最大人数，签到会被拒绝，需要先升套餐才能继续。这一条是当场生效的，五百人以上的活动一定要提前确认。
具体额度在活动里的「套餐设置」页能看到，以那一页显示的为准。
五百人场最容易算漏的一笔
现场登记的人也算进计费。五百人的活动，如果现场登记进来八十个没报名的人，账面就多八十个人的量。这个数在活动开始前就该留出余量，别等散场看账单才发现。
六、六个容易踩的坑
公司活动的问题，多半出在组织和流程上，工具只是把它们放大了。
| 坑 | 错在哪 | 怎么改 |
|---|---|---|
| 用接龙收手机号 | 号码在群里人人可见 | 换成报名页，名单只有组织者看得到 |
| 把手机号藏起来 | 报名提交直接失败 | 手机号是自带的项，留着，别隐藏 |
| 报名和签到两套工具 | 两份数据对不上，散场手工比 | 报名和签到落在同一份名单上 |
| 部门名写成简称 | 汇总时对不上，拆不开 | 报名表里用下拉选项，不给自由填写 |
| 核销员当天才加 | 激活链接只弹一次，人还没设密码 | 提前一天加好人，各自登一次试试 |
| 现场名额没确认 | 签到突然被拒绝，门口卡住 | 前一天看套餐设置页的人数上限 |
前两个坑是信息问题，不是工具问题
接龙收手机号，本质是把本该私下收集的信息放到了公开场合。这不违规，但对员工不礼貌，而且一旦有人截图转发，收不回来。
藏手机号看起来是保护信息，实际是把报名搞坏。手机号是系统自带的项，删不掉，隐藏之后提交会失败。真要少收集，就从部门、职位、用餐这些自建项上做减法。
中间两个坑是流程问题
两套工具、部门名不统一，都是因为一开始没定规矩。规矩定在报名表上最省事：部门用下拉选项，签到只用一个入口。
公司活动人数一多，任何需要人工解释的地方都会出错。把判断交给下拉选项，比在群里反复说「写全称」有效得多。
后两个坑会直接卡在现场
核销员的激活链接只在创建成功时弹一次，当天才加人，链接可能已经找不到，人也来不及设密码。密码至少 8 位，这个也要提前说。
名额没确认，就是前面讲的：签着签着突然不让签了。这两件事都能在前一天花五分钟排掉，代价是当天在门口排半小时队。
变的其实是你要交出去的东西。三十人的活动，你交的是一句话；一百人交的是一张名单；五百人交的是一份能解释每个数字的报表。
工具只是把这份东西做出来而已。所以先想清楚要交什么，再挑工具，顺序反了就要返工。至于现场有人搜不到、名字对不上，处理办法是另一套，在现场刚报名的人搜不到那篇里。
常见问题
公司办活动，到底要不要用报名工具？
看门口要不要认人。门口不核对、事后也不用交到场名单的，微信群加一张表就够，上工具是给自己加活。门口要认人、或者散场后老板要一份到场数据，就必须有一份能逐个核对的名单，这时候才值得上工具。
三十人的活动用群接龙，会不会太糙？
不会，反而是效率最高的。三十人这个规模，组织者记性能兜住，员工不用注册账号、不用填表，一句话就报完了。要注意的只有一点：手机号、身份证号这类内容别放在群里收，群成员人人可见，换成报名页之后只有组织者看得到。
一百人的公司会议，最少要配哪几样？
四样：一个报名页收名单、一个签到点管门口、两三个核销员、一份开场前导出的名单打印件。另外建议把报名审核打开，一百人以上先审一遍能挡掉重复报名和报错部门的人。报名和签到要落在同一份名单上，否则散场要手工比对。
五百人的活动最容易在哪一步出问题？
现场名额。报名人数本身不设上限，报多少都收得下；但每个套餐有它允许的最大签到人数，到了这个数签到会被拒绝，必须先升套餐才能继续。五百人的活动如果来了五百二十人，前面都顺，到第五百零几个会突然签不上，这时候门口正排着队。
报名人数有上限吗？会不会报满就进不去？
报名不设上限，报多少都收得下，不会出现报满进不去的情况。有限制的是签到那一步：签到的计费人数达到套餐允许的最大人数时，签到会被拒绝。这是两件不同的事，报名时敞开，现场要提前看清套餐允许的人数。
一场公司活动，钱到底花在哪些动作上？
注册、建活动、发报名链接、看名单、审核报名、导出表格都不收钱，一场办下来这些动作一次都不收。只有现场签到按实际到场的人数算，同一个人来几次只算一次。免费额度按场算，不按年共用，每场各自一份；额度有上限，超出才产生补差款，具体在活动内「套餐设置」页能看到。
员工不愿意注册账号怎么办？
这是公司活动最实在的阻力。能省的动作都省掉：报名表只留三到四项，别问工号、别问职位；把链接直接发在部门群，不要让大家去找；现场扫码签到不需要装应用。剩下的注册这一步省不掉，但三十秒能做完，比现场查不到人省事得多。
用公司内部的 OA、钉钉报名不行吗？
收报名信息完全可以，内部系统对员工更熟。它的边界在门口：内部系统通常不知道谁真的到场了，也给不出一份能逐个核对的签到记录。如果这场活动只需要人数，内部系统够用；如果要核对谁来了、要给每个部门出到场率，就需要一份带签到的名单。